El contrato de mantenimiento de software

1. El contrato de mantenimiento de software

El software – indistintamente llamado “programa de ordenador” – viene definido en el Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (en adelante, LPI), como “toda secuencia de instrucciones o indicaciones destinadas a ser utilizadas, directa o indirectamente, en un sistema informático, para realizar una función o una tarea o para obtener un resultado determinado”.

El software puede ser objeto de muchos tipos de contratos, en los que es muy importante tener en cuenta cláusulas relativas a los derechos de propiedad intelectual, la confidencialidad y los secretos empresariales, entre otros aspectos.

En esta entrada vamos a hablar del contrato de mantenimiento de software, un contrato muy importante para las empresas que necesitan herramientas informáticas en el día a día de sus negocios.

El contrato de mantenimiento de software es aquel en el que una parte – la empresa tecnológica – se obliga frente a un cliente, a cambio de un precio pactado, a llevar a cabo un mantenimiento de un software determinado, que puede estar dirigido a fines de prevención, de reparación y/o de actualización.

El contrato de mantenimiento de software es un contrato autónomo e independiente a la existencia de otros contratos, sin embargo, suele ser de carácter accesorio al contrato de desarrollo de software.

El mantenimiento de un software resulta imprescindible para su usuario, ya que implica un proceso de mejora y optimización. Es su mantenimiento lo que supone una garantía de que funciona correctamente, está actualizado en su última versión y no presenta errores o imprecisiones.

2. Tipos de mantenimiento de software

El mantenimiento del software puede ser de tres tipos:

• Mantenimiento preventivo. Este tipo de mantenimiento consiste en realizar operaciones destinadas a mantener el correcto funcionamiento del software, de manera que se prevengan y se eviten incidencias futuras en el sistema. Entre las diferentes actuaciones que puede realizar la empresa tecnológica se encuentra la liberación de memoria RAM y la eliminación de archivos generados por la instalación del software en particular, liberación del disco duro, crear copias de seguridad o ejecutar determinados antivirus que neutralicen posibles softwares maliciosos.
• Mantenimiento correctivo. El mantenimiento correctivo incluye operaciones tendentes a corregir o reparar un daño o un fallo en el software. Este tipo de mantenimiento se realiza o bien ante incidencias imprevistas, en las que hay que actuar rápido, o bien de forma planificada, cuando se conoce con antelación el problema que afecta al programa y se dispone de los medios para solucionarlo.
• Mantenimiento evolutivo. El objetivo de este tipo de mantenimiento es dotar de continuidad al software, mediante la implementación de mejoras y nuevas versiones y actualizaciones. Engloba todas aquellas incorporaciones, modificaciones y eliminaciones que sean necesarias para adaptar el software a las necesidades del cliente o a una nueva realidad que ha cambiado (por ejemplo, ante cambios legislativos).

3. Partes del contrato y obligaciones de las partes

Existen dos partes fundamentales en todo contrato de mantenimiento de software.

• El proveedor. Es la persona – física o jurídica – que tiene los conocimientos, la tecnología y los recursos para realizar el mantenimiento preventivo, correctivo y/o evolutivo del software.
• El cliente. Es la persona – física o jurídica – que paga al proveedor a cambio de recibir un mantenimiento de un software concreto, que cubra sus necesidades tecnológicas específicas.

El principal derecho del proveedor es el de recibir la contraprestación económica pactada. Su obligación principal es ejecutar los trabajos convenidos para realizar el mantenimiento del sistema informático de conformidad con las especificaciones del cliente.

Los problemas con el funcionamiento del software pueden surgir en cualquier momento. Por consiguiente, en el contrato de mantenimiento de software suelen establecerse diferentes tipos de intervenciones según las necesidades del cliente, cada una con un plazo de intervención que permitan una reacción lo más inmediata posible según la gravedad de la incidencia. Así, por ejemplo, un mantenimiento correctivo suele conllevar actuaciones de urgencia y una obligación del proveedor de realizar las actuaciones necesarias de forma prácticamente inmediata. En cambio, en un mantenimiento preventivo se puede establecer un calendario más uniforme.

Por su parte, la obligación principal del cliente es la de pagar la contraprestación económica al proveedor, de forma que su derecho es la recepción de un software debidamente actualizado y libre de incidencias, y en los términos y condiciones acordadas. El pago del precio puede ser una cantidad a tanto alzado, una suma proporcional al número de horas empleadas o una combinación de ambos conceptos. No obstante, en los contratos de mantenimiento de software es habitual pactar un precio anual, prorrateado mensualmente.

4. Clausulado típico del contrato

Al margen de los derechos y obligaciones de las partes, que sin duda deben figurar en un contrato de mantenimiento de software, hay otras cláusulas a las que prestar especial atención.

En primer lugar, es imprescindible definir el objeto del contrato y hacer una detallada descripción de las características que reviste el servicio, incorporando anexos si es necesario. Hay que especificar quién va a ser el equipo encargado del mantenimiento, el horario de atención al cliente que va a prestarse al cliente y los recursos que se van a utilizar.

También es conveniente fijar el tiempo de respuesta a las llamadas o requerimientos del cliente, esto es, el tiempo que tiene el proveedor para contestar a las cuestiones que se le planteen. Se debe definir el alcance temporal del mantenimiento y el tipo o tipos de mantenimiento que va a realizarse.

También es habitual establecer una cláusula de confidencialidad y el compromiso de no contratación del personal de la empresa que está prestando el servicio de mantenimiento.

Si el proveedor ocupa una posición de contratista y subcontrata otras personas para prestarle servicios de apoyo en el mantenimiento del software, es recomendable que dicho proveedor exija de sus subcontratistas la emisión de una garantía en los mismos términos exigidos por su cliente final.

Para un correcto diseño y una correcta elaboración y revisión de contratos de mantenimiento de software, es necesario estar cerca de abogados especializados en contratos de software y de propiedad intelectual que puedan aportarnos seguridad jurídica y tranquilidad en la contratación.