Obligaciones de control interno de los CASP

En el marco de la lucha contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, las entidades y profesionales designados como «sujetos obligados» deben implementar una serie de obligaciones de control interno. Estas obligaciones están principalmente establecidas en la Ley de prevención de blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, la Ley 10/2010, de 28 de abril, y el Reglamento de la Ley de prevención de blanqueo de capitales. A continuación, detallamos los aspectos clave de estas medidas:

1. Políticas y procedimientos internos

Los sujetos obligados tienen la responsabilidad de aprobar por escrito y aplicar políticas y procedimientos adecuados para la prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo. Estas políticas deben abarcar la diligencia debida, la información, la conservación de documentos, el control interno, la evaluación y gestión de riesgos, la garantía del cumplimiento de las disposiciones pertinentes y la comunicación.

Un elemento fundamental es la aprobación y aplicación de una política expresa de admisión de clientes. Esta política debe describir los tipos de clientes que pueden presentar un riesgo superior al promedio y establecer precauciones reforzadas para ellos. Además, los procedimientos internos deben incluir la elaboración y difusión de una relación de operaciones susceptibles de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo, con revisiones periódicas y el uso de aplicaciones informáticas adecuadas.

Estas políticas y procedimientos son aplicables también a las sucursales y filiales del grupo situadas en terceros países. Se debe prever la transmisión de la información entre los miembros del grupo, con las adaptaciones necesarias a la normativa local. Para los sujetos obligados que operen en la Unión Europea mediante agentes u otras formas de establecimiento permanente distintas a una sucursal, se debe cumplir con la normativa del país de operación.

Los sujetos obligados también deben establecer procedimientos internos para que sus empleados, directivos o agentes puedan comunicar, incluso de forma anónima, información sobre posibles incumplimientos de la ley o de los procedimientos internos. Estos procedimientos deben garantizar la protección de quienes realicen las comunicaciones frente a represalias o tratos injustos.

2. Manual de PBC/FT

Los procedimientos de control interno deben documentarse en un manual de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que debe mantenerse actualizado. Este manual debe ser aprobado por el órgano de administración del sujeto obligado y estar a disposición del Servicio Ejecutivo de la Comisión (SEPBLAC) y, en su caso, de los órganos supervisores de las entidades financieras.

2.1. Contenido del manual PBC/FT

El manual debe incluir, como mínimo, los siguientes aspectos:

• La política de admisión de clientes, con una descripción de los clientes de riesgo y las medidas para mitigarlo.
• El análisis de riesgo, que debe ser previo y constar por escrito.
• Una relación de hechos u operaciones que puedan estar relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo, con su revisión y difusión periódica.
• Una descripción detallada de los flujos internos de información y las instrucciones para directivos, empleados y agentes.
• Un procedimiento para la detección de hechos u operaciones sujetos a examen especial, incluyendo herramientas informáticas y alertas.
• Un procedimiento estructurado de examen especial que precise las fases de análisis y fuentes de información, formalizando por escrito los resultados y decisiones.
• Una descripción detallada del funcionamiento de los órganos de control interno.
• Las medidas para asegurar el conocimiento de los procedimientos por parte de empleados, directivos y agentes, incluyendo formación.
• Medidas para verificar el cumplimiento de los procedimientos de control interno.
• Requisitos y criterios de contratación de agentes.
• Medidas para asegurar que los corresponsales aplican procedimientos adecuados de PBC/FT.
• Un procedimiento de verificación periódica de la adecuación y eficacia de las medidas de control interno.
• La actualización periódica de las medidas de control interno.
• Un procedimiento de conservación de documentos.

2.2. Sujetos exentos de la elaboración del manual

Ciertos sujetos obligados, como los corredores de seguros y otros enumerados en el artículo 2.1.i) a u) de la Ley 10/2010, que empleen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance no supere los 2 millones de euros, están exceptuados de la obligación de aprobar este manual, a menos que estén integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras.

3. Órgano de control interno (OCI)

Los sujetos obligados deben establecer un Órgano de Control Interno (OCI). Este órgano es responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. El OCI debe contar con representación de las distintas áreas de negocio del sujeto obligado y reunirse periódicamente, levantando actas de los acuerdos adoptados. Para el ejercicio de sus funciones, el OCI debe disponer de los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios. Debe operar con separación funcional del departamento o unidad de auditoría interna del sujeto obligado.

Existen excepciones a esta obligación para los corredores de seguros y otros sujetos obligados similares que empleen a menos de 50 personas y cuyo volumen de negocios o balance anual no supere los 10 millones de euros. En estos casos, las funciones del OCI serán desempeñadas por el representante ante el SEPBLAC. Esta excepción no aplica a sujetos obligados integrados en un grupo empresarial que supere dichas cifras. Los sujetos obligados cuyo volumen de negocios anual exceda de 50 millones de euros o cuyo balance general anual exceda de 43 millones de euros deberán contar además con una unidad técnica especializada para el tratamiento y análisis de la información.

4. Designación de representante ante el SEPBLAC

Los sujetos obligados deben designar un representante ante el SEPBLAC, que debe ser una persona residente en España que ejerza un cargo de administración o dirección de la sociedad. En el caso de grupos, el representante será único y deberá ejercer un cargo de administración o dirección en la sociedad dominante del grupo. Para empresarios o profesionales individuales, el titular de la actividad será el representante.

Este representante es responsable del cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en la Ley 10/2010 y tendrá acceso sin limitación a cualquier información del sujeto obligado o de las entidades del grupo. La propuesta de nombramiento del representante, junto con su trayectoria profesional, debe comunicarse al SEPBLAC, que podrá formular reparos u observaciones.

Existen excepciones para corredores de seguros y sujetos obligados específicos que, incluyendo agentes, empleen a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios o balance no supere los 2 millones de euros, a menos que formen parte de un grupo empresarial que exceda estas cifras.

5. Sometimiento a examen externo

Las medidas y órganos de control interno de los sujetos obligados deben ser objeto de un examen anual por un experto externo. Los resultados de este examen deben documentarse en un informe escrito que describa detalladamente las medidas existentes, valore su eficacia operativa y proponga, en su caso, rectificaciones o mejoras. Durante los dos años siguientes a la emisión del informe, este puede ser sustituido por un informe de seguimiento centrado en la adecuación de las medidas correctoras adoptadas.

Los expertos externos deben reunir condiciones académicas y de experiencia profesional que los hagan idóneos para la función. Es importante que no hayan prestado o presten otros servicios remunerados al sujeto obligado durante los tres años anteriores o posteriores a la emisión del informe, para garantizar la independencia. El informe debe elevarse al Consejo de Administración o al órgano de administración del sujeto obligado en un plazo máximo de tres meses desde su emisión.

Los empresarios o profesionales individuales, así como ciertos corredores de seguros y sujetos obligados de menor tamaño (menos de 10 empleados y menos de 2 millones de euros de volumen de negocios o balance anual, sin estar en un grupo mayor), están exceptuados de esta obligación.

6. Formación de empleados

Los sujetos obligados deben asegurar que sus empleados conozcan las exigencias derivadas de la Ley 10/2010. Esto incluye la participación acreditada en cursos de formación permanente, orientados a detectar operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo y a instruir sobre el procedimiento a seguir. Se debe aprobar un plan anual de formación, diseñado en función de los riesgos del sector de negocio del sujeto obligado y aprobado por el órgano de control interno.

Los mismos sujetos obligados exceptuados del manual y el examen externo también están exentos de esta obligación de plan de formación. Sin embargo, deben asegurar que su representante ante el SEPBLAC reciba formación externa adecuada.

7. Contratación de empleados, directivos y agentes

Los sujetos obligados deben establecer y aplicar políticas y procedimientos adecuados para asegurar altos estándares éticos en la contratación de empleados, directivos y agentes. En el contexto de los proveedores de servicios de criptoactivos (CASP) regulados por el Reglamento MiCA, esto implica que los miembros del órgano de dirección y los accionistas con participaciones cualificadas deben ser idóneos. No pueden haber sido condenados por delitos relacionados con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo que puedan afectar su honorabilidad.

8. Protección de empleados, directivos y agentes

Es crucial que los sujetos obligados tomen medidas para mantener la confidencialidad sobre la identidad de los empleados, directivos o agentes que hayan realizado una comunicación sobre operativa sospechosa a los órganos de control interno. Deben proteger a estas personas frente a represalias, discriminaciones y cualquier otro trato injusto. El representante ante el SEPBLAC será la persona que comparezca en procedimientos administrativos o judiciales relacionados con la información comunicada al Servicio Ejecutivo.

La Ley 10/2010 establece que las comunicaciones realizadas no constituirán una violación de las restricciones sobre divulgación de información ni una infracción laboral, y no podrán derivar en trato injusto o discriminatorio. Las personas expuestas a amenazas o acciones hostiles por informar pueden presentar una reclamación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante. El Reglamento MiCA también refuerza la protección de los denunciantes de infracciones en su ámbito.

¿Tienes dudas sobre cómo aplicar las obligaciones de control interno? Contacta con los abogados especialistas en prevención de blanqueo de capitales y los abogados expertos en blockchain.